FAQ
Alle Informationen zum elektronischen Rechnungsversand
Elektronische Rechnung
Wir bieten unseren Kunden an, Rechnungen zukünftig (anstelle per Post in Papierform) per E-Mail als PDF- Anhang zu versenden. Durch die Neufassung des §14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetztes 2011 vom 01.11.11 (BGBI 2011 I S. 2131) sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 01.07.11 neu gefasst worden. Nunmehr können u.a. auch Rechnungen (ohne qualifizierte digitale Signatur), die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Profitieren Sie von vielen Vorteilen:
- Schonung der Umwelt
- Der Service ist für Sie kostenfrei
- Erfüllung der steuerrechtlichen Vorschriften
- Unabhängigkeit von Dritten – kein Dokumentverlust auf dem Postweg
- Vereinfachung der Archivierung (aus steuerrechtlichen Gründen im Originalzustand)
- Rechnungen können einfach per E-Mail zur Freigabe intern verteilt werden – das spart Zeit und Verwaltungskosten
- Die Papierablage entfällt und mit ihr Regale voller Aktenordner
Nach §14 Abs. 1 S. 6 UStG n.F. ist durch ein beliebiges innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Nach Ansicht des BMF ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Begriff innerbetriebliches Kontrollverfahren bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Die elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (konform zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchhaltungssysteme (GoBS) sowie zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)).
Wir weisen darauf hin, dass die Aufbewahrungsdauer dabei (wie bei der Papierrechnung) mindestens 10 Jahre beträgt. Zur Aufbewahrung wird keine bestimmte Technologie eines Speichermediums vorgeschrieben. Jedoch ist bei der Speicherung über technische und/oder organisatorische Verfahren die Unveränderbarkeit der Dokumente sicherzustellen. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch auf der Website der Bundesnetzagentur (http://www.bundesnetzagentur.de).
Nein. Elektronische Rechnungen i.S. des §14 Abs. 1 S. 8 UStG n.F. sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist für steuerliche Zwecke unzulässig, da hierdurch das Recht der Finanzbehörde auf Datenzugriff konterkariert würde (§147 Abs. 6 AO).
Sie erhalten eine E-Mail mit jeweils einem PDF-Dokument.
Jeder Kunde, der zukünftig seine Rechnungen per E-Mail erhalten möchte, kann auf unserer Homepage ein Formular ausfüllen und sich dafür freischalten lassen.
In diesem Fall kann über den persönlichen Ansprechpartner der RECA NORM GmbH die elektronische Rechnung per E-Mail erneut angefordert werden.
Nein. Der Service ist für Sie kostenlos.
Diese Änderungen können über Ihren persönlichen Ansprechpartner bei der RECA NORM GmbH erfolgen.
Ihre Firewall und SPAM-Filter sollten E-Mails von „recanorm.de“ zulassen. Ist die E-Rechnung trotzdem nicht im Posteingang angekommen, prüfen Sie bitte in den Einstellungen Ihres E-Mail-Programms, ob eventuell ein Spam-Filter diese E-Mail aussortiert hat.
In der Regel erhalten Sie die erste E-Rechnung innerhalb von 1-2 Werktagen nach der Freischaltung.
Sollten Sie nicht zufrieden sein, können Sie den elektronischen Rechnungsversand jederzeit rückgängig machen. Schreiben Sie uns hierzu einfach per E-Mail an: rechnungen@recanorm.de.
